Time managment, gestire la vita

Il tempo è denaro, dice un vecchio detto. Oggigiorno il tempo vale ancora di più.

Il denaro si sa va e viene, il tempo una volta perso non torna più. E' per questo che bisogna esserne padroni e non schiavi.E' questione di decidere e di prendere la responsabilità della nostra vita. Responsabilità significa soprattutto avere l'abilità di rispondere e rendersi conto che ogni nostra decisione ed azione avrà delle conseguenze.

In un mondo che va sempre più veloce, che è sempre in cambiamento e che richiede sempre più sforzi dobbiamo assolutamente prendere possesso di ciò che controlliamo e non disperdere le nostre forze su ciò che al di fuori del nostro controllo. Molti di noi pianificano la loro giornata ed i loro progetti in modo accurato. Abbiamo le priorità ben chiare e così la mattina ci mettiamo in pista per avere i risultati che desideriamo.

Poi gli eventi ci travolgono, le emergenze prendono il controllo di tutto ciò che dobbiamo fare. La sera rivediamo la nostra lista solo per renderci conto che pochissimo è stato fatto. Con grande determinazione ci ripromettiamo di essere più efficienti il giorno dopo e rincominciamo daccapo. Nulla, anche il giorno successivo il mondo ci travolge e la nostra motivazione pian piano svanisce fino a quando ci rassegniamo a vivere nell'emergenza.

Cosa c'è che non va?

Non è la determinazione che potrà cambiare qualcosa ma il metodo, la nostra percezione, il paradigma. Einsten disse che i problemi di oggi non possono essere risolti con lo stesso livello di pensiero nel quale eravamo quando si sono creati.In altre parole dobbiamo reinvetare noi stessi e questo non significa cambiare atteggiamento o diventare più risoluti. Per cambiare veramente dobbiamo modificare il modo in cui noi percepiamo il mondo e come intendiamo il tempo, il nostro rapporto con esso e come possiamo rapportarci con gli altri a questo riguardo.Il tempo è equo. Tratta tutti allo stesso modo, chiunque ha 24 ore a disposizione, ricchi e poveri, colti e ignoranti, bianchi e neri. Non possiamo farci nulla è un fatto.

Gestire il proprio tempo non significa riuscire a fare di più, "incastrare" più cose e moltiplicarci per essere più efficienti.Non si tratta di portare a termine più progetti, si tratta di essere efficaci, in altre parole fare le cose importanti. E c'è una grandissima differenza. Molte persone sanno cosa è veramente importante, conosco individui che sono consapevoli di questo ma mi dicono "non c'è modo che io possa fare questo". Beh la risposta è semplice in un modo o nell'altro i risultati si vedranno.Negli affari e sul lavoro siamo tutti portati a prestare attenzione ai risultati, lo stesso dovrebbe essere nella vita personale. Se abbiamo una somma limitata di denaro sicuramente lo spenderemmo per le cose più importanti, perché con il tempo usiamo un altro metodo? Spesso il paradigma o la percezione del mondo non ci aiuta. Alcuni pensano che sia più importante essere efficienti fare più cose e farle bene, il segreto è invece di fare le cose giuste. Stephen Covey dice che efficienza è salire la scala velocemente; efficacia è assicurarsi che la scala sia sulla parete giusta. Una ricerca svolta negli USA ha dimostrato che il più della metà della popolazione ammette di sprecare più del 25% del loro tempo, il 25% della popolazione ne spreca più del 50%. Questi dati ci indicano come sia necessario avere ben chiaro cosa è veramente importante.Leadership non è potere, o quello che facciamo; leadership è carattere, integrità, principi, sapere quello che conta.Quasi tutti sappiamo cosa è importante con la mente ma spesso seguiamo le emozioni del momento. Spesso ci occupiamo delle cose più urgenti, anche se meno importanti, per liberarci ed avere più tranquillità per il resto ma non arriviamo ad avere tempo per quello che conta e rimaniamo oberati dalle emergenze. Dobbiamo assolutamente imparare a distinguere cosa conta.

Molti rappresentano le nostre attività in quattro categorie: importanti ed urgenti, importanti non urgenti, non importanti ma urgenti e non importanti e non urgenti.

1. URGENTI ED IMPORTANTIProblemi pressantiProblemi pressantiRiunioniScadenze imminenti

2. IMPORTANTI NON URGENTIPianificazioneChiarificare degli obbiettivi/valoriCostruire rapporti con collaboratori/clientiRicreazione sanaEsercizio fiscicoLeggere

3. URGENTI NON IMPORTANTIInterruzioni continueRelazioni non necessarieTelefonate, posta, riunioni non necessarieProblemi altrui di piccola importanza

4. NON URGENTI E NON IMPORTANTITelevisionePosta, telefonante inutiliAttività di pura distrazionePettegolezzi alla macchina del caffè

Anthony Robbins aggiunge un altro nome a queste categorie e cioè:
· non urgenti e non importanti: dimensione della distrazione;
· urgenti ma non importante: dimensione dello spreco;
· importanti ed urgenti: dimensione della domanda;
· importanti ma non urgenti: dimensione della soddisfazione.

L'ideale è appunto focalizzare le proprie attività e le proprie energie sul quadrante due al punto di ridurre automaticamente il primo, tralasciare il terzo il più possibile passare solo lo stretto necessario nel quarto. Secondo lo studio fatto negli USA le società di grande successo investono più del 50% del loro tempo nel secondo quadrante.

Ecco i risultati:
1. URGENTI ED IMPORTANTIAziende di successo 20/25%Altri 25/30%
2. IMPORTANTI NON URGENTIAziende di successo 65/80%Altri 15%
3. URGENTI NON IMPORTANTIAziende di successo 15%Altri 50/60%
4. NON URGENTI E NON IMPORTANTIAziende di successo meno dell'1%Altri 2/3%

Forse potreste pensare che siamo un po'idealisti, e diciamo la verità un po' lo siamo.Ovviamente dobbiamo passare del tempo nel quadrante uno, anche perché non sempre le cose che abbiamo pianificato nel quadrante due andranno come previsto, e comunque non potremmo mai prevedere tutto. Ma vi posso assicurare che se incominciate a pensare in modo diverso focalizzandovi sul quadrante due passerete molto meno tempo sotto stress e a reagire alle emergenze. Ci vuole molto coraggio, pazienza e costanza. A volte ci sembrerà di perdere tempo ma in realtà lo stiamo investendo per un ritorno altissimo sia in quantità che qualità.Datevi lo spazio per respirare e vivere più serenamente. Quali sono le cose che potreste facilmente delegare? Imparate a occuparvi solo di quello che è importante e a preoccuparvi (occuparvi in anticipo) di ciò che non è ancora urgente ma lo diventerà.

E' un nuovo modo di pensare e soprattutto di agire. Se prenderete questa decisione la vostra vita cambierà. La qualità del vostro lavoro aumenterà notevolmente e le persone intorno a voi si accorgeranno di tutto questo al punto di esserne affascinati ed influenzati e chissà potreste perfino aiutate qualcun altro a fare lo stesso.

Buon lavoro!

Claudio Belotti
Anthony Robbins Trainer